Serviceaufträge wurden bislang direkt vor Ort beim Kunden in Papierform erfasst. Bei mehrtägigen Wartungen kam es vor, dass für einzelne Arbeitstage separate Serviceaufträge angelegt wurden, da die Tätigkeiten von den Servicemitarbeitern tagesgenau dokumentiert werden müssen.
Die unterschriebenen Leistungsnachweise wurden anschließend im Büro eingereicht. War dieses nicht besetzt, erfolgte die Übergabe teilweise zeitversetzt. In Einzelfällen führte dies dazu, dass Rechnungen für Wartungen erstellt wurden, obwohl diese noch nicht vollständig abgeschlossen waren.
Ziel war es, die Anzahl mehrerer Rechnungen für laufende Serviceeinsätze zu vermeiden und gleichzeitig den papierbasierten Aufwand zu reduzieren. Gewünscht war eine Softwarelösung zur digitalen Erfassung von Serviceleistungen.
Dabei sollte jederzeit nachvollziehbar sein, welche Wartungen abgeschlossen und abrechnungsfähig sind und welche sich noch in Bearbeitung befinden. Zusätzlich sollte der Fortschritt einzelner Tätigkeiten transparent einsehbar sein.
Zu Beginn stand die Frage im Raum, ob es bereits eine passende Standardsoftware für diese Anforderungen gibt. Wie so oft zeigte sich jedoch, dass verfügbare Lösungen entweder zu komplex, zu kostenintensiv oder im Funktionsumfang nicht ausreichend waren.
Standardsoftware bedeutet in der Regel auch, Kompromisse einzugehen. Zwar lassen sich viele Prozesse abbilden, jedoch selten exakt so, wie sie im Arbeitsalltag tatsächlich gelebt werden.
In diesem Fall fiel die Entscheidung daher bewusst zugunsten einer individuellen Lösung. Über eine Empfehlung kam der Kontakt zu mir zustande.
In gemeinsamen Gesprächen wurden die Anforderungen strukturiert ausgearbeitet. Auf dieser Basis entstand ein detaillierter Kostenvoranschlag, der direkt in einzelne Arbeitspakete und Entwicklungsschritte überführt werden konnte.
Nach der Freigabe begann die Umsetzung. Entstanden ist eine Softwarelösung, die Serviceaufträge vollständig digital abbildet, den aktuellen Bearbeitungsstand transparent darstellt und durch definierte Regelwerke typische Fehlerquellen vermeidet.
So kann ein Serviceauftrag beispielsweise erst dann abgeschlossen werden, wenn dieser sowohl vom Servicemitarbeiter als auch vom Kunden bestätigt wurde. Jeder Servicemitarbeiter sieht ausschließlich seine eigenen Aufträge, während administrative Benutzer eine übergreifende Übersicht erhalten.
Kritische Funktionen wie das Löschen von Kunden, Ansprechpartnern oder Aufträgen sind bewusst auf das Backend beschränkt, um unbeabsichtigte Eingriffe im Tagesgeschäft zu verhindern.
Dann kontaktieren Sie mich noch heute, um ein unverbindliches Beratungsgespräch zu vereinbaren. Lassen Sie uns gemeinsam die perfekte Lösung für Ihre Online-Dienste entwickeln.
Packen wir es an!
